Наложение дисциплинарного взыскания на сотрудника: формируем приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Если работник приходит на работу с опозданием, прогуливает рабочие часы или не выполняет своих обязанностей, это может привести к применению дисциплинарных мер, однако необходимо учесть, что работник имеет определенные права, охраняемые законом. Если гражданин почувствует себя обиженным, он может отправить жалобу в трудовую инспекцию, которая проведет проверку в вашей компании. В данной статье мы рассмотрим, порядок применения дисциплинарного наказания и что следует при этом избегать.

На предприятии принято выделять два типа проступков со стороны работников:

• невыполнение условий трудового договора
• нарушение правил внутреннего распорядка.

Трудоустроившись на должность, человек должен качественно выполнять свои обязанности в соответствии с договором, который стороны подписали при приеме на работу. Кадровый работник предоставил новичку должностную инструкцию и правила внутреннего распорядка (ПВР) на предприятии, в которых подробно описаны требования, связанные с техникой безопасности, своевременным выполнением заданий руководства, режимом работы и отдыха, а также возбраняется использование грубых выражений. В случае нарушения этих правил работник несет свою ответственность.

Кроме того, персонал должен соблюдать положения охраны коммерческой тайны, следовать техническим инструкциям и другим внутренним актам, которые были утверждены в компании.

После ознакомления с указанными документами сотрудник расписывается в ознакомительном листе, что подтверждает его понимание и принятие указанных требований. Теперь, если работник опоздает на работу, то ему будет применена дисциплинарная мера, и он не сможет оправдываться тем, что не знал о правилах.

В ст 192 ТК РФ четко определены различные виды дисциплинарных взысканий, которые могут быть применены к сотрудникам. Если работник по своей вине не выполнил свои обязанности, ему может быть применено одно из следующих взысканий:

• замечание
• выговор
• увольнение

Законодательство не предусматривает иных форм наказаний, придуманных работодателем, поэтому применение дисциплинарного взыскания подобного рода является незаконным. Некоторые работодатели могут урезать зарплату или объявить строгий выговор, однако эти формы взыскания не предусмотрены Трудовым кодексом РФ и, следовательно, не могут быть использованы.

Однако, существуют специальные законодательные акты, которые могут предусматривать другие виды взысканий. Например, в случае военнослужащих может быть применен строгий выговор, а в органах внутренних дел — перевод на нижестоящую должность или увольнение в связи со взяткой.

Как можно наказать работника? При выборе подходящего наказания необходимо учитывать серьезность нарушения и обстоятельства его совершения. Для обвинения человека требуются доказательства, голословные обвинения недопустимы. Дисциплинарное взыскание, даже в форме замечания, оформляется приказом и заверяется подписью директора. Важно соблюдать установленные сроки:

• В течение 30 дней со дня обнаружения нарушения (когда непосредственному начальнику стало известно о нем). При этом сроки не включают нетрудоспособность и отпуска; если нарушитель болеет, сроки могут быть продлены.
• Не позднее 6 месяцев со дня совершения нарушения, за исключением случаев ревизии или аудиторской проверки, когда срок составляет 2 года. Время, затраченное на рассмотрение уголовного дела, не включается в эти сроки.

Включение информации о наложенном взыскании в личное дело работника остается на усмотрение работодателя. Однако в трудовой книжке такие взыскания не фиксируются в соответствии со ст 66 ТК РФ. Вместо этого в трудовую книжку вносятся только награды и поощрения за достижения работника.

Законодательство содержит множество нюансов относительно наказания сотрудников. Работодателю придется вложить много усилий в оформление соответствующей документации и соблюдение сроков. В случае нарушения работодателем процедуры применения дисциплинарных взысканий, работник имеет возможность: провоцировать внеплановую проверку трудовой инспекцией у работодателя, обжаловать и отменить приказ в суде, восстановиться на работе после увольнения, взыскать с работодателя заработную плату за время неявки на работу по вынужденным причинам, а также получить компенсацию морального вреда.

Более того, самого работодателя могут привлечь к административной ответственности. Представьте такую ситуацию: сотрудник, часто опаздывающий, грубящий, оскорбляющий или вовсе не являющийся на работу. Руководитель уверен, что он бездельник и уволил его в соответствии с правилами. Но оказывается, был пропущен какой-то важный документ. В результате сотрудник обратился в суд и оспорил приказ об увольнении. И вот, всему персоналу придется снова терпеть его на рабочем месте.

Шаг 1. Выявление нарушения в документе.
Сначала необходимо доказать нарушение, проведя опрос свидетелей, получив запись с камер видеонаблюдения, использовав данные пропускных систем или записи в табеле учета времени. Для фиксации нарушения оформляются документы, такие как докладная записка о некорректном поведении сотрудника, акт или решение внутренней комиссии. По закону подойдет любой из этих документов, но, для обеспечения надежности, работодатель может оформить все перечисленные.

В случае, когда сотрудник не является на работу и не сообщил причину, составляется акт об отсутствии на рабочем месте, подписанный хотя бы двумя сотрудниками компании, что станет доказательством. Если сотрудник опоздал и появился на работе пьяным, то можно составить акт об отсутствии на рабочем месте, а также докладную записку от начальника. Для подтверждения факта нахождения в нетрезвом состоянии на рабочем месте можно привлечь специальную комиссию и оформить ее решение. Существуют различные формы документов для фиксации нарушений, но важно указать должность, ФИО нарушителя, отдел, дату и время проступка, а также ФИО людей, подтверждающих нарушение, и их подписи.

Шаг 2. Получение объяснительной записки от сотрудника.
Запросите у сотрудника письменное объяснение. Форма запроса может быть произвольной, но важно указать следующую информацию:

• форма уведомления о необходимости предоставить объяснение
• описание предполагаемого нарушения со стороны сотрудника
• ссылки на документы, в которых закреплены нарушенные обязанности
• дата и место предоставления письменных объяснений.

Сотруднику законом предоставляются минимум два рабочих дня на предоставление объяснений, хотя лучше дать больше времени.

Шаг 3. Оформление акта об отказе писать объяснительную записку.
Предположим, что сотрудник не предоставил объяснительную записку или отказался делать это, а два рабочих дня прошли. В таком случае необходимо оформить акт об отказе писать объяснительную записку. Форма акта может быть произвольной, однако важно указать дату составления акта, дату его вручения и суть проступка.

Шаг 4. Исследование причин проступка.
Подходя к этапу изучения причин совершенного проступка, суды придерживаются тщательности в исследовании всех обстоятельств дела. Важно учитывать следующие факторы, даже если сотрудник заслуживает наказания:

1. Тяжесть проступка. Например, незначительное опоздание на обеденный перерыв на пять минут, которое никак не отразилось на работе компании или частном предпринимателе, не стоит считать достаточным основанием для вынесения выговора.

2. Обстоятельства проступка. Например, сотрудник допустил ошибку вследствие недомогания.

3. Поведение работника до совершения проступка. Например, если ранее работник всегда трудился безупречно, а самый первый инцидент в его карьере - опоздание на 15 минут - сразу привел к вынесению выговора.

4. Отношение к труду. Если у работника имеются награды, грамоты, успешное выполнение задач и надежность в работе до совершения проступка, это также следует учесть.

5. Наличие предыдущих дисциплинарных взысканий. Все это влияет на серьезность наказания. Если работник годами исполнял поставленные перед ним планы продаж, то маловероятно, что выговор за опоздание будет оправданным.

Шаг 5. Выпуск приказа о дисциплинарном взыскании.
Если вина сотрудника зафиксирована и доказана, работодатель выдает приказ о наложении дисциплинарного взыскания в форме замечания, выговора или увольнения. В приказе должны быть указаны следующие данные:

- Шаблон приказа о дисциплинарном взыскании.
- ФИО работника.
- Должность.
- Структурное подразделение и отдел.
- Описание нарушения.
- Обстоятельства нарушения.
- Нормативные основания, такие как акты трудового права и локальные документы компании.
- Документальные основания для приказа, включая акт, докладную записку или объяснительную записку.

Работодатель должен ознакомить работника с приказом в течение трех рабочих дней.

Шаг 6. Оформление акта об отказе подписать приказ о наложении дисциплинарного взыскания
Если работник отказывается подписывать приказ о наложении дисциплинарного взыскания, работодатель оформляет акт об этом. В акте указываются дата и время его составления, и его должны подписать как минимум два сотрудника - например, секретарь, начальник отдела кадров и непосредственный руководитель нарушителя.

Срок давности дисциплинарных взысканий:

Срок давности дисциплинарных взысканий составляет 1 месяц со дня выявления нарушения. Например, если клиенты юридической конторы отправили претензию о том, что юрист допустил ошибки при составлении договора 12 января 2023 года, то сотрудника можно наказать до 12 февраля 2023 года.

В соответствии со статьей 193 Трудового кодекса РФ, дисциплинарные взыскания могут быть применены в течение 6 месяцев со дня совершения проступка. Если сотрудник прогуливал 4 часа 12 января 2023 года, его можно уволить до 12 июля 2023 года. В случае выявления нарушения во время ревизии или проверки, срок исчисления составляет 2 года со дня совершения проступка. Если во время аудиторской проверки 12 января 2023 года обнаружено, что бухгалтер неправильно рассчитывал зарплату работникам, его можно наказать до 11 января 2025 года.

При нарушении закона о противодействии коррупции, дисциплинарные взыскания могут быть применены в течение 3 лет со дня совершения проступка. Если руководитель 12 января 2023 года дал взятку чиновнику, чтобы избежать проверки, его можно наказать до 11 января 2026 года.

Чтобы правильно оформить приказ о дисциплинарном взыскании, необходимо иметь в штате своей компании квалифицированного кадровика. Обучить его можно на курсах дополнительного профессионального образования. ЕВИДПО предоставляет более 30 курсов переподготовки и повышения квалификации по кадровому делу. Обучаем онлайн в кратчайшие сроки. В каких ситуациях подойдет наше обучение:

• когда нужно пройти проверку или аттестацию;
• нужно пройти очередное /внеочередное обучение персонала;
• нужно обучить новых сотрудников;
• нужно пройти повышение квалификации или освоить новую профессию для получения повышения в должности или новой работы.

Правильно оформить дисциплинарное взыскание непросто. Чтобы не ошибиться с последовательностью и сроками, можно использовать такой алгоритм:

1. Зафиксировать проступок в документе.
2. Дать сотруднику минимум 2 рабочих дня на объяснение.
3. Получить объяснительную от сотрудника или оформить акт об отказе писать объяснительную.
4. Изучить причины проступка.
5. Понять, какой ущерб нарушение принесло работодателю.
6. Выпустить приказ о дисциплинарном взыскании с учетом сроков давности.
7. Ознакомить сотрудника с приказом в течение 3 дней или оформить акт об отказе подписывать приказ о вынесении дисциплинарного взыскания.